הפקת כנס עסקי או מסחרי היא פרויקט לא פשוט שיש לו כמה וכמה שלבים וצריך להתחיל בארגון שלו הרבה זמן מראש. בדרך כלל כאשר מתעסקים בתחום של הפקת כנסים יהיה מדובר בכנס שצריך לאפיין מראש לא מעט נתונים שקשורים בו על מנת להפיק אותו כמו שצריך – מה המטרה שלו, מי הקהל שאמור להגיע, כמה משתתפים אמורים להגיע, היכן יהיה הכי נכון ומתאים לקיים את הכנס, וכמובן שצריך לבחון לעומק את כל אלמנטים שקשורים לתוכן הכנס – רשימת נואמים, חלוקת פליירים או תיקיות עם עלונים, עיצוב המקום, חלוקת מתנות, כיבוד או אוכל ואפילו תוכנית אומנותית.
האתגר הגדול של הפקת כנסים
ארגון של כנס שונה באופן מהותי מארגון של כל אירוע אחר, גם אם מדובר באירועים עסקיים. הפקת כנסים צריכה להתבצע לאור מטרה מאד ספציפית ומדויקת ולאחר שהכנס נגמר אכן יבוצע ניתוח מעמיק ויסודי על מנת לבחון האם המטרה המדוברת הושגה. במידה ולא – זה עלול להיות בעייתי, שכן לא מעט משאבים הושקעו בהפקת הכנס והחברה או הארגון לא יוכלו להרשות לעצמם לשחזר את הכנס כדי לדייק את ההצלחה. מכאן שיש אתגר לא פשוט ולכן חשוב מאד לפנות אל חברה שיש לה ניסיון והתמחות בהפקת סוגים שונים של כנסים, מה שיבטיח שאפשר יהיה להשיג את המטרה המדוברת. צלצלו עוד היום 050-481-1252
הצלחה של כנס שווה להצלחה של הארגון!
יש סוגים שונים של כנסים עסקיים – השקת מוצר, אירוע לכבוד הנפקה בבורסה או צמיחה מרשימה, אירוע רווחה לעובדים ועוד. הפקת כנסים לוקחת בחשבון את המהות של הכנס ודואגת שהיא תבוא לידי ביטוי. לא כל מה שיתאים לסוג אחד של כנס יתאים גם לסוגים אחרים. יש חשיבות לעבודה מדוקדקת ולא בכדי הארגון של הכנס מתחיל לא מעט זמן לפני המועד המתוכנן. כשעובדים עם חברה מקצועית אפשר לסמוך על הניסיון של הנציגים שלה בהתוויית כל אלמנט או מרכיב של הכנס.
מתעניינים בהפקת כנס? פנו אל קסטיליה הפקות בע"מ וקבלו סיוע צמוד ומקצועי עד שהכנס יוכרז כמוצלח.
הפקת כנסים ואירועים
כאשר מדברים על כנס או אירוע עסקי הכוונה היא לכזה שיוזמנו אליו הרבה אנשים, שיש לו מטרה עסקית ברורה ויש הרבה מה להכין או לארגן לקראתו. הפקת כנסים ואירועים היא מקצוע לכל דבר ועניין ולכן חשוב מאד להיעזר באנשי מקצוע מנוסים, שכן הם אלה שיכירו את התחום על בוריו ויוכלו לייעץ איך יהיה הכי נוח ונכון להפיק כל אירוע מ- א' ועד ת'. מעבר לאירוע עצמו יש כל מיני נושאים לוגיסטיים שצריך להתעסק בהם וכמובן גם הניתוח המעמיק לאחר האירוע שמתקיים לצרכי הפקת לקחים והבנה לקראת ארגון האירועים הבאים.
למה התחום של הפקת כנסים ואירועים נחשב למאתגר ולא פשוט?
כאמור, כנס הוא אירוע שיש בו הרבה מאד אנשים בדרך כלל ויש לו מטרה או חזון. צריך לבחור לשם כך את המקום שיוכל להכיל את מספר המוזמנים הגדול, אפשר יהיה לבנות בו את התפאורה או העיצוב הדרוש והמתאים, צריך לבנות לוח זמנים או סדר יום מדוקדק על מנת שהמגיעים לא יבזבזו את הזמן שלהם וכמובן שצריך להדגיש את הנושא של הערך המוסף שיקבלו כלל המגיעים אל הכנס. לא בכדי הפקת כנסים ואירועים חייבת להתבצע על ידי אנשי מקצוע מנוסים שארגנו לא מעט אירועים או כנסים דומים והם יידעו בדיוק איך הכי נכון לגשת לפרויקט הזה.
מי בדרך כלל מפיק כנס גדול?
כאשר מדברים על הפקת כנסים ואירועים מתכוונים בדרך כלל כאלה שמתאימים לקהל בעלי העסקים או הארגונים הגדולים. הם יזמינו קהל לקוחות גדול כדי לשווק או להשיק מוצר חדש, ירצו לשמור על קשר טוב עם מעגל הלקוחות הקבוע והחשוב שלהם, יתכן ויהיה מדובר בכנס מקצועי שחברות שונות יציגו בו תכנים מקצועיים ויתכן שיהיה מדובר באירוע רווחה למען עובדי הארגון. כל הפקה שכזאת חייבת להתבצע באופן מקצועי על מנת שהכנס יוכרז כמוצלח.
מתעניינים בהפקת כנס או אירוע? פנו אל קסטיליה הפקות בע"מ וקבלו את כל המידע הדרוש מפי נציגים מקצועיים ובעלי ניסיון רב. 050-481-1252
שאלות ותשובות נפוצות
מהם השלבים המרכזיים בתהליך הפקת כנס עסקי, ולמה חשוב להתחיל לתכנן אותו זמן רב מראש?
הפקת כנס עסקי היא תהליך מורכב ורב-שלבי שמתחיל הרבה לפני מועד קיום הכנס בפועל. ראשית, יש להגדיר את מטרת הכנס – האם מדובר בהשקת מוצר, חיזוק קשרי לקוחות, כנס מקצועי או אירוע רווחה לעובדים. לאחר מכן יש לאפיין את קהל היעד, מספר המשתתפים הצפוי, והתכנים הרצויים. משם ממשיכים לשלב הלוגיסטיקה – בחירת מיקום מתאים שמספק תנאים אידיאליים לכמות המשתתפים, כולל חנייה, גישה נוחה, אפשרות לעיצוב המקום וכמובן תשתיות טכנולוגיות מתקדמות.
בהמשך, בונים את לוח הזמנים של הכנס – סדר יום שכולל פתיחה, הרצאות, הפסקות, פעילויות נלוות, תכנים אמנותיים או בידוריים ואפילו חלוקת מתנות או תיקי משתתף. גם אלמנטים כמו עיצוב, תאורה, סאונד, אוכל, שילוט והכנת חומרי פרסום – כל אלה נבחנים לעומק. תכנון מוקדם ומסודר מבטיח שהתוצאה תהיה מקצועית, מרשימה ויעילה, וימנע תקלות של הרגע האחרון. ככל שמתחילים מוקדם יותר, כך ניתן להיערך בצורה טובה יותר, לבצע התאמות נדרשות ולשפר כל פרט ופרט.
מדוע נדרשת מומחיות מיוחדת להפקת כנס עסקי לעומת אירועים מסוגים אחרים?
הפקת כנס עסקי שונה מהותית מהפקת אירועים פרטיים או חברתיים, שכן מדובר באירוע שמשרת מטרות עסקיות מובהקות – שיווק, מכירות, חיזוק מותג, הנפקה, שימור לקוחות או העצמת עובדים. הכנס נמדד על פי תוצאותיו, ולפעמים הצלחתו משפיעה ישירות על עתיד הארגון או החברה. לכן, לא מדובר רק באירוע חגיגי – אלא בפרויקט אסטרטגי לכל דבר.
מומחיות מקצועית בהפקת כנסים כוללת ניסיון עם סוגים שונים של כנסים, יכולת ניתוח אסטרטגית של מטרות הכנס, תכנון מדויק של כל שלב בדרך, ניהול ספקים, ידע בעיצוב חוויית לקוח, עמידה בלוחות זמנים קפדניים ושליטה מלאה בכל היבטי ההפקה – מתוכן הכנס ועד לפרטים הקטנים ביותר. ללא הבנה עמוקה של התחום – קל מאוד לפספס את המטרה, מה שעלול להוביל לבזבוז של תקציבים ומשאבים. חברה מנוסה כמו קסטיליה הפקות בע"מ יודעת להוביל את הפרויקט בצורה מדויקת, מבלי להשאיר מקום לטעויות.
אילו אתגרים עומדים בפני מי שמבקש להפיק כנס גדול, וכיצד ניתן להבטיח את הצלחת האירוע?
הפקת כנס גדול טומנת בחובה אתגרים רבים – תפעוליים, לוגיסטיים, תדמיתיים ותוכניים. אתגר ראשון הוא תיאום בין כל המרכיבים השונים של הכנס – החל מהזמנת המקום, דרך בחירת המרצים או הדוברים, ועד לתיאום שירותי קייטרינג, טכנולוגיה, צילום, עיצוב, בידור ועוד. אתגר נוסף הוא ניהול תקציב – חלוקה מושכלת של המשאבים והבטחת החזר השקעה דרך מימוש מטרות הכנס.
כמו כן, יש את אתגר ניהול הקהל – שמירה על סדר יום מדויק, עמידה בזמנים, הנעה לפעולה של המשתתפים ושמירה על עניין וריכוז לכל אורכו של האירוע. כדי להבטיח את הצלחת הכנס יש צורך בתכנון יסודי מראש, הקפדה על פרטים, שימוש בכלים טכנולוגיים מתקדמים ובעיקר – ליווי של צוות מקצועי ומנוסה שיודע להתמודד עם מצבי לחץ, תקלות בלתי צפויות וניהול אירוע מול קהל רב. כאשר עובדים עם חברה מתמחה כמו קסטיליה הפקות בע"מ, אפשר להיות בטוחים שהאירוע יתנהל בצורה חלקה, מרשימה ויעילה – עד להכרזה הברורה שהכנס היה הצלחה.
קראתם עד לכאן ועלו לכם שאלות נוספות? התקשרו 050-481-1252
